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Dicas Matadoras para melhorar sua produtividade com E-Mails

emailUm dos grandes vilões do nosso tempo e de energia é sem dúvida o uso do e-mail. Sem dúvida uma ferramenta muito poderosa e importante, mesmo nos dias atuais de tantos aplicativos e facilidades tecnológicas. Segundo especialistas, ele ainda continuará sendo um dos principais meios de comunicação, principalmente em nosso negócio.

A seguir algumas dicas Matadoras para melhorar sua produtividade com E-Mails

  1. Elimine emails desnecessários
    • Remova sua assinatura de Sites ou Mailing que enchem sua caixa de entrada e você nunca tem tempo para ler
    • elimine aquelas mensagens de propaganda, promoções inúteis e sem conteúdo. Se desejar ver alguma oferta ou procurar algum produto, existem sites ótimos de busca.
  2. Desative o botão download automático e aviso de novas mensagens
    • Se alguém precisar de algo urgente, não enviará um e-mail dizendo: “Aqui está pegando fogo e o extintor não deu conta, o que eu faço?”. A pessoa deverá te contatar por telefone, pessoalmente ou de outra forma mais rápida e segura
      • Nota: acesse seu email no máximo 4x ao dia, exemplo: ao chegar, antes do almoço, após o almoço e algum tempo antes de sair, desde que tenha tempo para responder. Se ficar pressionando o botão de download a todo momento, ficará refém do seu e-mail.
  3. Crie pastas para arquivar
    • Crie pelo menos 5 pastas:
      • Urgente: aquele assunto que era importante, acabou o prazo e tem que ser resolvido imediatamente
      • Importante: aquele assunto que irá te proporcionar resultado, reconhecimento e/ou prazer e que você tem tempo para fazer
      • Ler mais tarde: leitura que você deveria fazer, mas não necessariamente naquele momento
      • Circunstancial: assunto que tem relevância média ou baixa, que poderá ser feito quando sobrar um tempo. Só cuidado para isso não virar algo importante e depois urgente.
      • Follow-up/Acompanhamento: aquele assunto que precisa ser acompanhado para que os prazos sejam cumpridos
  4. Tome uma ação
    • Assim que ler o email, tome uma ação, por exemplo:
      • Crie uma tarefa para fazer em outro momento e arquive em uma das pastas do item 3
      • Responda a mensagem, se isso não demorar mais que 3 minutos, acima disso, seria melhor fazer uma ligação ou agendar uma reunião
      • Faça uma ligação ou agende uma reunião
      • Arquive para uma leitura posterior ou para recuperar em um momento futuro
      • Delete sem medo de errar. Se a mensagem não será necessária, delete!
  5. Escolha corretamente o destinatário e utilize cópia oculta
    • enviar mensagens para todo mundo e de tudo perde a credibilidade e no final do dia ninguém lê, por isso evite colar muitas pessoas em cópia. Grandes decisões são feitas por poucas pessoas.
    • insira no campo ‘Para’ a pessoa que terá que tomar uma ação com a sua mensagem, como no item 3 acima
    • utilize a cópia oculta para enviar para várias pessoas e que nem sempre, deveria receber tal mensagem

Não desperdice o que é mais valioso na vida, o seu tempo!

Luizer Mattos / Códice Papelaria e Informática

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